エクセルでの成績入力でミスを防止するテクニック３選

テストの点数の平均点や合計を関数を使って計算するときには対象となる値が数値（半角数字）で入力されている必要があります。これが全角数字（文字列）だと計算結果が正しく表示されません。

 

上の表ではB2セルの「80」は半角数字ですが、B3セルの「８０」は全角数字です。
フォントによって半角数字と全角数字の見分けがつかないものがあります。

 

 

同じようなフォントでも「UD デジタル 教科書体 NK-B」は半角数字と全角数字の識別がしにくく、「UD デジタル 教科書体 N-B」は識別しやすいという違いがあります。

 

成績入力では半角数値で入力するのが大原則となりますが、何かの間違いで全角数字で入力してしまうことがあるかもしれません。そうすると平均点など計算式の結果が間違ったものになります。

 

このようなことを避けるために成績入力で使用するフォントは半角数字と全角数字が識別しやすいフォントを使うことが必須です。

提出物などの回数を数えるのに「〇」をつけて計算するときにも注意が必要です。「〇」には漢数字の「〇」と記号の「〇」があり、これが混在してしまうと計算が正しく行われません。

 

漢数字の「〇」と記号の「〇」はフォントでは識別しにくくなっています。
下図では赤枠で囲ったところだけが周りとはちがうのですが、一目で識別するのは困難です。

 

他のフォントでも、ほとんど見分けがつきません。回避策としては「〇（白丸）」ではなく「◎（二重丸）」をつかうことをオススメします。「◎（二重丸）」であれば、こうしたブレは生じません。

エクセルにはセルに入力されている値（数値、文字）を自動的に音声で読み上げる「セルの読み上げ」機能というものがあります。

 

これを使うことでエクセルで成績処理を行ったときに、そもそもエクセルに入力した値が正しいのかを確認することができます（紙で採点した点数をエクセルに入力したときなど）。

 

カンタンな設定て使えるので、その使い方を紹介します。

 

セルの読み上げ機能で出来ること

先に「読み上げ機能」でどんなことができるかを説明します。

 

この状態のエクセルで「セルの読み上げ機能」を使うと、『アキヤマ、シー、エー、シー、イケダ、ビー、エー、ビー、イシダ…』というように入力されている文字を順番に読み上げて音声で出力します。いかにもコンピューターの音声という感じですが、十分に聞き取れます。

 

セルの読み上げ機能の使い方

「セルの読み上げ機能」はボタンをクリックするだけで使えるのですが、初期状態では「セルの読み上げ機能」のボタンが表示されていません。まずは、このボタンを表示させます。

 

クイックアクセスツールバーにボタンを追加する

画面上部にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」から「その他のコマンド」を選択。

 

コマンドの選択で「すべてのコマンド」を選ぶ

表示された画面にあるコマンドの選択のヨコの▼から「すべてのコマンド」を選択。

 

「セルの読み上げ」を「追加」

「セルの読み上げ」を選択してから「追加」ボタンをクリック。

 

「読み上げの停止」なども「追加」

「セルの読み上げ」と同様に「読み上げの停止」「列ごと（セルを1列ずつ読み上げ）」「行ごと（セルを1行ずつ読み上げ）」を追加する。

追加したら画面右下にある「OK」をクリックします。

 

 

以上で「セルの読み上げ機能」関連のボタンがクイックアクセスツールバーに追加されます。

 

セルの読み上げ機能を使うにはボタンをクリックするだけ

クイックアクセスツールバーにボタンが追加されれば、あとはクリックするだけです。

 

最初に読み上げる方向（左から右に読み上げて下に移るor上方下に読み上げて右に移る）を指定。
クリックしたボタンは色が反転して、設定が有効になっていることがわかります。

 

読み上げる最初のセルが選択されている状態にして「セルの読み上げ」ボタンをクリックすると、音声読み上げが始まります。読み上げを終了させるには、「読み上げの停止」ボタンをクリックします。

 

これまで紙のデータをエクセルで入力するときに入力ミスがないかを確認するために２人で読みあわせを行う…という作業を行っていたなら、この機能を使うことで、ひとりで確認作業を行えます。

 

成績入力時だけでなく、体育での測定記録や健康診断、歯科検診など「紙→エクセルでデータ化」の際に使える機能ですので、ぜひ活用してみて下さい。