校務でのエクセル関数、計算式の活用法

校務でエクセル関数、計算式を活用するための基礎知識

エクセルで関数や計算式を使うときの基礎知識と、校務作業でよく使われる関数の使い方を解説しています。

 

基礎知識編

初心者はココから!エクセルの関数や計算式ってナニ?

関数」や「計算式」ってナニ?

  • なんとなく聞いたことあるけど…
  • 便利そうな気がするけど…
  • でも、難しそう…

という初心者向けの記事です。

 

関数や計算式ってなんなのかについてカンタンに説明します。

 

相対参照、絶対参照ってナニ?気をつけるべきポイントは?

相対参照絶対参照なんて「いかにもややこしそうな」用語ですね。
ただ、エクセルの計算式をコピーするときには、避けては通れない考え方です。

 

習うより慣れろ。実例で見てみましょう。
下記の表で「4回目の平均点」のところに関数をコピーして貼り付けるとします。

 

 

エクセルに設定されている計算式の確認方法

エクセルのシートの中でどこに計算式が設定されているのかを確認する方法を紹介します。
前任者が使っていたエクセルファイルを引き継いで使うときなどに便利な機能です。

 

こんな感じで計算式を表示できます。

 

 

エクセルで関数・計算式を消されないように保護する方法

エクセルでは関数や計算式の部分を上書きなどで消されないようにしておくことができます。

 

 

 

校務作業に便利なエクセル関数の使い方

数値を合計する「SUM」の使い方

数値を合計するときに便利なSUMの使い方を紹介します。
SUM関数(サムカンスウ)はタテ、ヨコの数値を合計するときに使用すると便利です。

 

 

上の表では色(オレンジ)のついているセルにSUM関数が設定されています。

 

 

条件付きで数値を合計する「SUMIF」の使い方

特定の条件にあてはまる数値だけを合計するのがエクセルのSUMIF関数です。
下記のような表で男子のみ、女子のみの合計を計算する場合に便利です。

 

 

下の行の色つきのセルのところで、SUMIFを使っています。

 

 

条件に合致するセルを数える「COUNTIF」の使い方

各種アンケート集計や成績処理を行うときに便利なエクセルCOUNTIF関数を紹介します。
COUNTIF関数とは、特定の値が設定されているセルの数を数えるもの。

 

例えば、下記のようなアンケート集計で設問ごとに選択肢「A,B,C,D,E」が入力されている数を求めることができます。

 

 

色のついているセルにCOUNTIFが設定されています。

 

 

最高点、最低点を表示する「MAX」「MIN」の使い方

指定された範囲の中での最高点、最低点を表示するMAX関数MIN関数の使い方を解説。
テストの点数など成績処理をするときに便利な関数です。

 

 

色のついているセルに「MAX」「MIN」が設定されています。

 

 

平均点を計算する「AVERAGE」の使い方

平均点を計算するAVERAGE関数の使い方の解説です。

 

AVERAGE関数を使わずに計算式だけで平均を算出することもできますが、AVERAGE関数を使ったほうが便利です。その理由も含めて説明します。

 

 

色のついているセルにAVERAGEが設定されています。

 

 

成績順位を求める「RANK」の使い方

全体の中で何番目かなどの順位を求めるRANK関数の使い方の解説です。
成績処理時に成績順を表示させる場合などに便利です。

 

 

上の表では色のついている順位の列で「RANK」を使用しています。

 

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